Correo Gmail vs. Outlook / Hotmail: ¿Cuál es el mejor cliente de correo electrónico?

Gmail vs. Outlook.Hotmail: ¿Cuál es el mejor cliente de correo electrónico?
18 min. de lectura

Este artículo no trata de seo, ni de marketing online (aunque si de email marketing) pero si que es verdad que es un cliente de correo electrónico es algo con lo que convivimos día a día los que nos dedicamos a esto. Por eso…

¿Cuál es el mejor para el negocio y la productividad? Coloco los dos servicios de correo electrónico más grandes cara a cara para averiguarlo.
Al igual que las noticias sobre la inmortalidad de Jordi hurtado, la desaparición del correo electrónico siempre ha sido muy exagerada a lo largo de los años. Sigue siendo el núcleo de nuestras comunicaciones con colegas, socios, amigos y familiares y sobre todo empresas, y parece que seguirá siéndolo durante algún tiempo.

Dada la enorme cantidad de tiempo que pasamos cada día de trabajo enviando, leyendo y respondiendo correos electrónicos, tener la solución de correo electrónico adecuada es esencial para que puedas ser lo más productivo posible.

Los dos mayores proveedores de correo electrónico en el mercado actual son Gmail de Google y Outlook de Microsoft, anteriormente Hotmail Correo Electrónico. Pero, ¿Cuáles son las principales diferencias, ventajas y desventajas de cada uno? ¿Qué es mejor para el negocio y la productividad?

Voy a explicarlas

Historia de Gmail

Gmail salió a la venta el 1 de abril de 2004 y ofrecía 1 GB de almacenamiento en ese momento. Curiosamente, muchos descartaron esto como una broma del Día de los Inocentes (es el día 1 de Abril en América), ya que la capacidad era mucho mayor que la que ofrecía el líder en ese momento, Hotmail Correo Electrónico, el predecesor de Outlook.com. Esto fue el punto de partida a una rivalidad entre los dos clientes de correo.

Historia de Gmail

Historia de Hotmail Correo Electrónico

Hotmail Correo Electrónico fue lanzado en los años 90, 1996 para ser exactos. Microsoft compró Hotmail al año siguiente y cambió la marca del servicio MSN Hotmail, y luego la cambió a Windows Live Hotmail. Un tercer cambio de marca en 2013 vio que el servicio llevaba el título de Outlook.com. Pero al principio sólo ofrecía 2 MB de almacenamiento gratuito, 500 veces menos que el que ofrecía Gmail nueve años antes. Sin embargo, la capacidad ha aumentado sustancialmente desde entonces.

Historia de Hotmail

Interfaz

Estéticamente, tanto Gmail como Outlook.com presentan una interfaz limpia, que difiere en los temas de color predeterminados: Gmail en blanco y rojo y Outlook.com en azul.

Outlook.com sigue el estilo de la interfaz de usuario de Windows Modern, también conocida como la interfaz de usuario de Metro, y hasta hace poco Gmail era considerado el más «feo» de los dos. Sin embargo, un reciente rediseño de Gmail ha mejorado enormemente su estética y la experiencia del usuario, con un aspecto mucho más acorde con Outlook.com.

Gmail había priorizado previamente la simplicidad, aunque muchos lo describirían como simplicidad. El rediseño (gracias a Dios) mejora la sensación al mismo tiempo que mantiene la capacidad de los usuarios de concentrarse en los correos electrónicos en lugar de tener que enfrentarse a cualquier distracción.

reciente rediseño de Gmail ha mejorado enormemente su estética y la experiencia del usuario

El panel de lectura de Outlook.com está desactivado de forma predeterminada, pero se puede habilitar de forma muy sencilla. Gmail también tiene un panel de lectura, que también está desactivado de forma predeterminada, pero es mucho más fácil de habilitar a través del menú de configuración rápida.

Outlook.com sigue el estilo de la interfaz de usuario de Windows Modern

Carpetas, etiquetas y búsquedas

Lo más importante que hizo Gmail para diferenciarse de la competencia fue tener etiquetas en lugar de carpetas. Esto significaba que los mensajes podían etiquetarse con múltiples etiquetas en lugar de ser colocados en una carpeta específica. En este punto, he de aclarar un poco las cosas. La mayoría de la gente sigue creyendo que Gmail, al tener etiquetas, no tiene carpetas, lo que no es estrictamente cierto. Como cualquiera que haya configurado Gmail a través de un cliente de correo electrónico tradicional (irónicamente a través de Outlook) te dirá que estas etiquetas aparecen como carpetas en esos clientes. No sólo eso, si se ha aplicado más de una etiqueta a un mensaje de correo electrónico, ese mensaje de correo electrónico aparecerá en varias carpetas.

Google también filtra automáticamente los mensajes de correo electrónico en las pestañas Principales, Sociales y Promociones, lo que le ahorra tiempo a la hora de buscar entre anuncios y mensajes realmente importantes.

Outlook.com tiene la estructura tradicional de carpetas, pero tiene categorías en lugar de etiquetas. Se trata de etiquetas en el sentido más estricto, en el sentido de que se trata de etiquetas para mensajes y no de pseudocarpetas. Puedes aplicar más de una categoría a un mensaje, pero al hacerlo, no mueve un mensaje a una carpeta. Outlook.com etiqueta automáticamente determinados mensajes con categorías como Documentos, Fotos, Boletines, etc. Esto se conoce como carpetas de Vista Rápida.

La búsqueda es probablemente la razón por la que existe Gmail. Formaba parte de su razón de ser cuando se concibió por primera vez, ya que el ingeniero que estaba detrás de la idea quería tener un servicio de correo electrónico que pudiera buscarse con la misma facilidad con la que se buscaba en Internet.

Simplemente escribiendo los términos de búsqueda en la barra de búsqueda en la parte superior de la página web debería desenterrar lo que cualquiera está buscando. Los usuarios pueden emplear métodos más avanzados escribiendo atajos como «de:» o «a:».

Outlook.com cuenta con opciones de búsqueda similares, con métodos avanzados para encontrar rápidamente la información correcta. Las carpetas de Vista Rápida permiten a los usuarios buscar instantáneamente a través de mensajes, por ejemplo, de los últimos correos electrónicos que contienen fotos. La búsqueda es justita, no está mal para Outlook.com, pero nada emocionante.

Conectividad

Gmail es compatible tanto con POP como con IMAP, lo que significa que prácticamente cualquier cliente de correo electrónico de la mayoría de los sistemas operativos funcionará sin problemas con el servicio de correo electrónico, e incluso Microsoft Outlook funcionará perfectamente con él.

Outlook.com también es compatible con POP e IMAP (aunque en el pasado, he escuchado quejas de problemas de conectividad y de falta de compatibilidad con IMAP; no he encontrado ningún problema relacionado con esto). Outlook.com también es compatible con ActiveSync de Microsoft.

Probada la configuración de las cuentas de Outlook.com y Gmail en el cliente normal de Outlook y Thunderbird. Gmail parecía ser mucho más rápido en la configuración y recuperación de correo electrónico y carpetas para ambos clientes.

Límites de almacenamiento y carga de archivos

Gmail ofrece 15 GB de almacenamiento gratuito, pero esto cuenta en Gmail y Drive (Google se ha trasladado recientemente para ofrecer un almacenamiento ilimitado de fotos dentro de ciertos límites). Se puede comprar más almacenamiento.

almacenamiento google drive

Microsoft también ofrece a los usuarios 15 GB de almacenamiento gratuito por cuenta de Outlook. Si tienes una suscripción a Office 365, obtienes 1 TB de almacenamiento para cubrir todos los productos de Microsoft, por ejemplo.

almacenamiento onedrive outlook

Gmail también limita el tamaño de los archivos adjuntos a 25 MB (esto también incluye el mensaje) y tarda más en subir las imágenes. Además, la aplicación de Gmail sólo te permite subir una imagen a la vez. Sin embargo, las imágenes se muestran como miniaturas, lo que le permite comprobar que ha enviado los archivos correctos y ver lo que ha recibido antes de descargarlo.

Extensiones e integraciones

Dentro de Gmail, los usuarios pueden habilitar determinadas funciones que pueden funcionar o no como se espera, pero que parecen ser lo suficientemente estables. Estas funciones forman parte de Google Labs. Como tales, son elementos experimentales, de pre-lanzamiento, para ser utilizados a riesgo del usuario. En mi humilde opinión, algunos de estas extensiones son buenas y otras menos útiles, pero nunca me he encontrado una que haya demostrado destruirlo todo (podéis estar tranquilos).

Gmail, como es de esperar, se integra con Google Docs. Esto es bastante sencillo, por ejemplo, con la capacidad de abrir archivos adjuntos en una aplicación de Google Apps, como Google Docs o Sheets, trabajar en ellos y guardarlos en Drive, todo ello sin salir del ecosistema de Google.

Gmail también puede integrarse con aplicaciones de terceros, como las aplicaciones CRM tipo Hubspot. Google ofrece su Apps Marketplace como un medio para que terceros muestren sus productos a los usuarios de Gmail y, lo que es más importante, a Google Apps. Gmail también puede importar contactos de cuentas de medios sociales a tu libreta de direcciones. Además, incluso puede utilizar Google Translate dentro de un mensaje, una opción que falta en Outlook.

Outlook.com llega un poco tarde a la fiesta de las extensiones pero, como es de esperar de Microsoft, se integra completamente con las aplicaciones de Office 365 y la función de complementos de OneDrive.Outlook de forma similar en el escritorio, la web y el móvil. Estas extensiones son compatibles con Outlook 2013, Outlook 2016 para Mac y Outlook en la Web en Office 365, pero algunos complementos no se aplican a determinados tipos de mensajes o dispositivos.

Dicho esto, Outlook.com proporciona fácil acceso a Word, Excel, PowerPoint y OneNote Online, así como al aclamado Sway de Microsoft que permite a los usuarios crear historias multimedia…

Gestión de spam, filtros y correo electrónico

Después de haber utilizado Gmail durante varios años, puedo decir que su filtrado de spam funciona de forma eficaz. Una o dos veces al año se recibe un correo electrónico spam y los falsos positivos son casi inexistentes. También es bueno para filtrar los correos electrónicos no deseados que no son en realidad spam.

Gmail hace coincidir los anuncios con el contenido del correo electrónico, lo que molesta a algunos usuarios, pero estos anuncios suelen filtrarse en las pestañas sociales o de promociones, y no interfieren con el uso de la bandeja de entrada.

El filtrado de correo electrónico y spam de Outlook.com es menos sofisticado (gran parte de ello tiene que hacerse manualmente), pero tiene algunas características que lo sitúan por delante de Gmail. Una de estas características es el barrido. Esto puede deshacerse de todos los correos electrónicos, todos de hace diez días o mantener el último de un remitente en particular o bloquear futuros correos electrónicos de un remitente.

Hotmail vs. Gmail vs. Yahoo! Mail

Gmail (o Google Mail) es realmente útil, no hay duda de ello, y es mucho más potente que cualquier otro servicio de correo electrónico que exista, pero al mismo tiempo es pesado con toneladas de características.

Como puedes ver en el gráfico, Hotmail sigue gobernando el mundo del correo electrónico, pero está perdiendo su cuota de mercado frente a Gmail (su rival).

Ahora bien, ¿qué ha provocado el crecimiento de Gmail? Google tiene muchos productos online que mucha gente utiliza. Antes podías registrarte en una cuenta de Google utilizando cualquier correo electrónico, pero ahora necesitas un ID de Gmail para utilizar cualquiera de los servicios de Google que requieren un registro. Además, Gmail es el paraíso de los spammers. Yo mismo recibo toneladas de correos basura y la mayoría de ellos provienen de cuentas de Gmail. Así que eso también puede haber contribuido al repentino crecimiento de Gmail.

Los mejores trucos y consejos de Gmail

Sin duda, Gmail es fácil de usar, tiene una interfaz ordenada y viene con muchas funciones excelentes, y es uno de los mejores proveedores de correo electrónico. Pero si no has estado utilizando todos estos trucos para Gmail, se lo estás perdiendo.

1. Correos electrónicos confidenciales

El modo confidencial mejora enormemente la privacidad y es el primero de mis consejos de Gmail. Con esta opción activada, el destinatario no podrá reenviar, copiar, descargar ni imprimir tu correo electrónico. Puedes establecer una fecha de vencimiento: un día, una semana, un mes o hasta cinco años. Sin embargo, no está limitado a estos períodos de tiempo y puedes revocar el acceso al correo electrónico antes de que se alcance la fecha de vencimiento.

Para mayor seguridad, puedes agregar protección con contraseña al correo electrónico habilitando un código de acceso SMS y agregando el número de teléfono del destinatario. Cuando el destinatario reciba el correo electrónico, también recibirá un código de acceso por SMS para su verificación.

Para activar el modo confidencial, comienza a redactar un nuevo correo y haz clic en el icono de bloqueo y hora en la barra de herramientas inferior. Ten en cuenta: los destinatarios aún pueden hacer capturas de pantalla de correos electrónicos confidenciales, ya que no hay protección contra eso.

2. Panel de lectura de Gmail

Abrir un correo electrónico y luego regresar a la bandeja de entrada para abrir otro puede resultar engorroso. En su lugar, puedes configurar el panel de lectura para ver y responder a los correos electrónicos directamente desde la bandeja de entrada.

Para configurar esto, haz clic en el icono de configuración en la parte superior derecha y desplázate hasta la sección del panel de lectura. Puedes elegir dónde deseas que aparezca el panel de lectura: a la derecha de la bandeja de entrada o debajo de ella. Una vez que hayas seleccionado un diseño que te resulte cómodo, puedes ajustar el tamaño del panel de lectura arrastrándolo.

3. Estrellas de colores

Probablemente hayas utilizado estrellas para marcar correos electrónicos: tal vez como algo importante o algo a lo que debas hacer referencia en el futuro. Destacar un mensaje hace que sea mucho más fácil de localizar en la bandeja de entrada.

Pero si deseas marcar sus correos electrónicos con mayor precisión, puedes activar y usar varios íconos de estrellas. Para hacer esto, ves a la sección general en configuración y busca el segmento de estrellas. Aquí encontrará 12 íconos que incluyen una estrella naranja, una estrella azul, una exclamación roja, una exclamación amarilla y un signo de interrogación violeta. Puedes seleccionar tantos iconos como desees.

Una vez que hayas hecho la selección, guarda los cambios y regresa a la bandeja de entrada. Cada vez que hagas clic en el ícono de la estrella ahora, recorrerás la lista de íconos que has seleccionado. Con esto, podrá clasificar los correos electrónicos incluso mejor que antes.

4. Atajos Gmail

Gmail está cargado con alrededor de 100 atajos de teclado. Hay un atajo para casi todas las acciones: desde acciones simples como componer hasta acciones más complejas como seleccionar conversaciones destacadas.

Para activar los atajos de teclado, ves a la sección general en la configuración y selecciona «Atajos de teclado activados». Puedes acceder a la elaborada hoja de atajos presionando Shift +? En la aplicación. Una vez que domines estos atajos, estarás haciendo zoom en tus tareas de Gmail.

5. Plantillas de Gmail

¿Envías muchos correos electrónicos similares? Si es así, las plantillas son justo lo que necesitas. Anteriormente llamadas «respuestas almacenadas», puedes configurar plantillas, insertarlas en los correos electrónicos y personalizarlas según sea necesario.

Para habilitar plantillas, ves a la sección avanzada en configuración y haz clic en habilitar en el segmento de plantillas. Después de esto, redacta un mensaje que envíes con frecuencia y haz clic en los tres puntos en la parte inferior derecha, junto al icono de eliminar. Selecciona plantillas y podrás guardar el mensaje que has redactado como plantilla. Puedes acceder, guardar y eliminar todas sus plantillas a través de esta opción.

6. Fragmentos

Los correos electrónicos en tu bandeja de entrada te muestran el asunto y una vista previa del mensaje, conocido como fragmento. Estos pueden distraer y evitar que te concentres en tareas importantes.

Para desactivar los fragmentos, dirígete a la sección general en la configuración y haz clic en «Sin fragmentos» en el segmento de fragmentos.

7. Respuesta automática

La respuesta automática es una herramienta útil si no vas a tener acceso a tu cuenta de Gmail durante un tiempo determinado. Puedes usar esto para notificar automáticamente a las personas que no estás en tu cuenta. Con la respuesta activada, los correos electrónicos a de tu cuenta recibirán la respuesta automática que has escrito en el cuadro de respuesta automática.

La respuesta de vacaciones no se envía a los correos electrónicos que llegan a la carpeta de correo no deseado ni a los correos electrónicos dirigidos a listas de correo.

Trucos Hotmail / Outlook

¿Alguna vez has pensado en aprovechar al máximo las diversas funciones gratuitas que ofrece Microsoft con tu cuenta de Hotmail? Puedes hacer mucho más que solo recibir y enviar correos electrónicos. Aquí tienes consejos de Hotmail que te ayudarán a aumentar tu productividad.

1. Buenas prácticas de gestión de la bandeja de entrada

Uno de los consejos de Hotmail que puedo dar es: Mantén su buzón ordenado, sin correos electrónicos innecesarios. También ayuda tener tus correos electrónicos de Hotmail clasificados en carpetas, de acuerdo con diferentes categorías. Por último, es posible que desees utilizar las funciones de la Bandeja de entrada enfocada.

2. Crea copias de seguridad

Al igual que los archivos sin conexión deben tener una copia de seguridad en su almacenamiento en la nube, debes realizar copias de seguridad periódicas de tus correos electrónicos de Hotmail.

El tamaño del correo electrónico suele ser pequeño, por lo que no necesitas preocuparte por el espacio que ocuparán los correos electrónicos en tu disco.

3. Reglas para organizar carpetas

Cuando se trata de organizar las carpetas, la configuración de reglas ahorra tiempo. Esta función mueve automáticamente los correos electrónicos a las carpetas correctas para que se pueda acceder a ellos fácilmente. Puedes actualizar sus reglas de vez en cuando de acuerdo con tus nuevas preferencias.

4. Utiliza filtros de correo no deseado

Además de la opción «Reglas», los filtros de correo no deseado también permiten que tu cuenta de Hotmail tome decisiones sobre el correo no deseado o los correos electrónicos no deseados. Los correos electrónicos no deseados pueden llenar su bandeja de entrada de Hotmail y necesitarías mucho tiempo para eliminarlos.

5. Calendario de entrega de correo electrónico

También puedes ahorrar tiempo programando la entrega de un correo electrónico. Este último permanecerá en tu bandeja de salida durante un cierto período de tiempo después de hacer clic en «Enviar». No es necesario que establezcas un recordatorio en particular para que se envíe un correo electrónico más tarde.

6. Usa colores y banderas

Otro de mis consejos de Hotmail para organizar tu buzón es: Categoriza tus correos electrónicos simplemente asignándoles diferentes colores. También puedes marcar correos electrónicos importantes que están asociados con tareas pendientes. Las banderas te ayudarán a localizarlas mucho más fácilmente.

7. Ajuste de notificaciones

Para los correos electrónicos entrantes, puedes ajustar la configuración de las notificaciones para recibir una alerta cada vez que ingrese un correo electrónico importante, incluso cuando no estés trabajando en la pestaña de Outlook.

8. Utiliza la solicitud de calendario de Outlook

Con su calendario de Outlook, puedes organizar una reunión con otras personas y enviarles a cada uno una convocatoria de reunión. Según sus respuestas, tu Calendario se actualizará.

9. Usa plantillas de Outlook

Para ahorrar tiempo escribiendo correos electrónicos, también puedes considerar usar la función de plantilla de Outlook. Puedes crear las plantillas tu mismo, por lo que la próxima vez que desees enviar correos electrónicos, solo necesitas seleccionar una plantilla, personalizarla y escribir el contenido que desees. Este es uno de mis consejos favoritos de Hotmail para la gestión del tiempo: no es necesario que escribas los mismos correos electrónicos una y otra vez.

10. Darse de baja de los boletines informativos

Si tu bandeja de entrada está llena de correos electrónicos innecesarios, simplemente cancela la suscripción a los boletines informativos para dejar de recibir los mismos correos electrónicos cada día.

Conclusiones Sobre Outlook y Gmail

En general, hay muy poca diferencia entre los dos. No hay suficientes funciones horribles en Outlook.com para atraer a los usuarios de Gmail desde ese servicio de correo electrónico y viceversa.

Aunque es mas fácil buscar correo electrónico en Gmail, es comprensible que Outlook.com esté más integrado con Office Online.

Sin embargo, para el trabajo diario con el correo electrónico en general, Gmail sigue siendo el servicio de correo electrónico a batir, ya que desde el puedes gestionar además todos los temas de de Analytics, Google Ads o Google Search Console.

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